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Pillole di umanesimo digitale, pillola numero 2: organizzare e gestire un evento on-line

Pubblico questo post con molto ritardo,  si riferisce ad una lezione che ho tenuto insieme a Cecilia Pedroni presso la Fondazione Ater all’interno del corso di specializzazione “Cultura, Web e Social Networks”.

Cerco, quindi, ricostruire  i passaggi fondamentali che ho svolto a lezione che potete ritrovare anche seguendo le slide qui sotto

La  prima cosa che dovete sempre aver presente è che vi serve

un obiettivo, chiaro, inequivocabile, convincente.

Un obiettivo concreto vi aiuterà a tenere sempre presente i presupposti che vi hanno spinto ad intraprendere un determinato percorso.
Dopo aver individuato uno o più obiettivi, è il momento di trovare uno o più partner:

ovvero persone|soggetti|istituzioni che possano condividere il vostro progetto, la vostra visione e quindi cooperare per il raggiungimento dei vostri obiettivi comuni.
Per trovare dei partner on-line non dovrete fare altro che lanciare una call to action in rete  in modo da ragiungere velocemente chi può sostenervi.

Dirlo può sembrare più difficile di quello che è: in realtà vi basterà spargere la voce sui vostri social networks.

Una ottimo contesto cui inserire la segnalazione del vostro evento sono i gruppi di Linkedin che sono già profilati per argomento ed interessi, quindi diventa difficile sbagliarsi e rischiare di disturbare.

WARNING: Prima di postare un gruppo cercate di osservare e capire quali sono le dinamiche e le metriche che lo governano: in questo modo vi inserite in un flusso di comunicazione in maniera amroniosa, senza creare strappi o difficoltà.

Con all’attivo un obiettivo e dei partner avete già costruito parte del vostro network.
Un passaggio fondamentale è quello della condivisione degli intenti: meglio mettere subito sul tavolo cosa ciasciuno si aspetta dalla cooperazione e dal progetto condiviso, in modo che sia tutto chiaro e non ci siano degli arresti di corsa traumatici.
Importante per la vostra sopravvivenza è,inoltre, la suddivisione dei rispettivi compiti: una buona To Do List condivisa è quello che ci vuole; per realizzarla nulla è più comodo di un Google Doc condiviso ed editabile, in modo che tutti possano aggiungere le proprie note e le segnalazioni del caso.

Adesso vi serve una data.

WARNING: Prima di fissare la data del vistro evento fate un check in rete, controllando che il vostro evento non soovrapponga con altri eventi, simili per target, obiettivi o argomento.

Il modo più veloce per fare questa verifica è Googlare la data di vostro interesse.

E adesso passiamo alla promozione!

Il vostro evento deve avere le stesse caratteristiche di un brand: vi servono quindi un nome e un’immagine.
Scegliete un nome coerente, facile da ricordare, riconoscibile e inequivocabile.
Il nome del vostro evento non deve essere oggetto di confusione o malintesi.
L’immagine di consegueza, deve essere coerente con il nome scelto.
La scelta dell’immagine è molto importante, perchè accompagnaerà e indicherà il vostro evento, per tutte le fasi della sua “vita”.

WARNING|Non è una buona prassi,cambiare l’immagine corispondente ad un evento in corso d’opera.

Adesso abbiamo quasi tutto il necessario, dobbiamo solo spargere la voce.
Parlate del vostro vento con tutte le persone che credete possano esere interessante all’evento, profilate però l’informazione: non fate Spam!

WARNING:Non invadete la sfera altrui con informazioni ridontanti o poco adatte a chi avete difronte.

Cercate quindi di comunicare il vostro evento attraverso una strategia di comunicazione trasversale che vi metta in condizione di evidenziarne le differenti caratteristiche ed interessare più persone con il medesimo entusiasmo.
Quando promuovete un evento o comunque comunicate qualcosa ricordate sempre che:

“Dall’altra parte non ci sono bersagli da colpire, ma persone da coinvolgere ed entusismare!”.

Fate in modo che il coinvolgimento sia fonte di valorizzazione per chi partecipa e fate in modo che chiunque partecipi abbia qualcosa da raccontare il giorno dopo.
Una cosa da non fare mai, sia che stiate assistendo ad un evento on-line che offiline: non promuovete solo il vostro evento e non supportate solo gli interventi che vi interessano in prima persona:
WARNING:come nella dimensione offline,non c’è nulla di più indisponente di un relatore che abbandona la sala appena concluso il proprio intervento; analogamente è unfair chi twitta e retwitta solo eventi che lo interessano in prima persona.

Per agevolare la partecipazione online cercate di scegliere una location accessibile: una location accessibile è una location in cui sia presente una connessione wi-fi da mettere a disposizione di relatori e partecipanti e che contenga le caratteristiche di luce e spazio per poter organizzare un buon livestreaming.
Un evento online che si rispetti comunica tramite twitter, attraverso un profilo dedicato o un #tag dedicato
#tag è una parola che va ad etichettare un contenuto, in modo che esso possa essere facilmente ricercabile dal search di twitter e dai motori di ricerca.

Inserendo il nostro #tag ai messaggi che lanciamo durante l’evetno attraverso twitter, saremo sicuri che essi saranno facilmente reperibili e condivisibili.

Assicuratevi che durante l’evento. ci sia chi si occupa del liveblogging: ovvero di condividere in tempo reale contenuti multimediali che raccontino l’evento in tutte le sue fasi e che ci sia, inoltre, chi si occupa di realizzare contenuti multimedia.
Documentare l’evento è importante per la condivisione in real-time,ma anche per la documentazione postuma dell’evento.
Nei giorni successivi al vostro evento, dovrete diffondere i contenuti realizzati, in modo da dare la possibilità alla rete di fruirne ancora.

WARNING: non sottovalutate la gestione delle presenze.Io consiglio di usare sempre Eventbrite

Credo di aver detto, quasi tutto…o spero!

manca solo un “In bocca la lupo x il vostro evento!” 😉